1号特定技能外国人支援の状況に係る文書とは?【記載すべき事項(内容)】

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法律、ルール、許可証

特定技能所属機関(受入れ機関)または委託を受けた登録支援機関は、1号特定技能外国人支援の状況に係る文書として、

  1. 支援実施体制に関する管理簿
  2. 支援の委託契約に関する管理簿
  3. 支援対象者に関する管理簿
  4. 支援の実施に関する管理簿

を作成し、特定技能雇用契約終了の日から1年間、保存しておかなければなりません。

 

ただ、これだけだと、漠然とし過ぎてて、何を記録したらいいかわからないので、法務省入国管理局の

「特定技能外国人受入れに関する運用要領」

に、最低限、記載しなければならない事項が説明されています。

 

今回は、その運用要領から「特定技能外国人支援の状況に係る文書に記載すべきもの」ついて紹介します。

この記事は、うちの事業所で外国人介護人材の受入れをするため、調べた内容をまとめたものです。

支援実施体制に関する管理簿

  • 支援を行う事務所の名称、所在地及び連絡先
  • 職員数(常勤・非常勤職員数の内訳)
  • 支援実績(各月における支援人数、行方不明者数)
  • 支援責任者の身分事項、住所、役職及び経歴(履歴書及び就任承諾書)
  • 支援担当者の身分事項、住所、役職及び経歴(履歴書及び就任承諾書)
  • 対応可能な言語及び同言語による相談担当者に関する事項(委託契約書、通訳人名簿)

支援の委託契約に関する管理簿

  • 支援業務に関する事項(委託契約書)
  • 支援経費の収支に関する事項(支援委託費含む)

支援対象者に関する管理簿

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 1号特定技能外国人支援計画の内容(支援計画書)
  • 支援の開始日
  • 支援の終了日(支援を終了した理由を含む)

支援の実施に関する管理簿

事前ガイダンスに関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 実施担当者(通訳人を含む)の氏名及び所属
  • 実施日時及び実施場所
  • 実施内容(情報提供内容)
  • 実施方法

空港等への出迎え及び見送りに関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 出迎え日(上陸日)及び見送り日(出国日)
  • 実施担当者の氏名及び所属

住居の確保及び生活に必要な契約に関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 確保した住居に関する事項(住所、住居の形態(賃貸、社宅等)及び家賃等)
  • その他日常生活に必要な契約に係る支援の概要

生活オリエンテーションに関する事項(関係機関への同行に関する事項を含む)

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 実施日時及び実施場所
  • 実施内容(情報提供内容)
  • 実施方法
  • 実施担当者の氏名及び所属(通訳人及び法的保護に関する情報提供の実施者含む)

日本語習得支援に関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 実施内容(情報提供内容)
  • 実施方法
  • 実施担当者の氏名及び所属(委託先の講師を含む)

相談等に関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 相談日時
  • 相談内容及び対応内容(面談記録、対応記録)
  • 関係行政機関への通報・相談日時及び通報・相談先の名称
  • 実施担当者および通訳人の氏名及び所属

日本人との交流促進に関する管理簿

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 実施日時及び実施場所
  • 実施方法(促進した事項)
  • 実施担当者の氏名及び役職

転職支援に関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 転職相談日時及び実施場所
  • 相談内容及び対応内容(面談記録、対応記録)
  • 公共職業安定所への相談日時及び相談を行った公共職業安定所の名称
  • 転職先候補企業の名称、所在地及び連絡先
  • 実施担当者および通訳人の氏名及び所属

定期的な面談に関する事項

  • 1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
  • 1号特定技能外国人を監督する立場にある者の氏名及び役職
  • 面談日時
  • 面談内容及び対応内容(面談記録、対応記録)
  • 実施担当者および通訳人の氏名及び所属

まとめ

「1号特定技能外国人支援の状況に係る文書」は、特定技能所属機関(受入れ機関)や登録支援機関が、定期的(3ヵ月ごと)に届出を行う

「支援実施状況に係る届出書(参考様式第3-7号・参考様式第4-3号)」

で求められている事項をかなり含んでいます。

 

なので、「記録していませんでした~」ってわけにはいきません。

 

特定技能外国人の受入れを行うなら、今まで以上に、書類等の管理を徹底する必要がありそうですね。

保管書類も多いですし・・・

 

ちなみに、「支援実施状況に係る届出書」はこんな書類です。

支援実施状況に係る届出書

出典:法務省「特定技能運用要領・各種様式等」

1ページ目しか載せていませんが、実際の支援実施状況に係る届出書は、5ページあります。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございます。

 

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こう

医療・介護業界で経営管理の仕事をしながら、ブログ「まいぼた」を書いています。

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