特定技能外国人の活動内容に係る文書とは?【記載すべき事項(内容)】

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署名、同意書、ペン、紙

特定技能所属機関(受入れ機関)は、特定技能外国人の活動状況の記録(文書)として、

  • 特定技能外国人の名簿
  • 特定技能外国人の活動状況に関する帳簿
  • 特定技能雇用契約の内容
  • 雇用条件
  • 特定技能外国人の待遇に係る事項が記載された書類
  • 特定技能外国人の出勤状況に関する書類

を作成し、特定技能雇用契約終了の日から1年間、保存しておかなければなりません。

 

ただ、これだけだと漠然とし過ぎてて、何を記録したらいいかわからないので、法務省入国管理局の

「特定技能外国人受入れに関する運用要領」

に、最低限、記載しなければならない事項が説明されています。

 

今回は、その内容について紹介します。

この記事は、うちの事業所で外国人介護人材の受入れをするため、調べた内容をまとめたものです。

特定技能外国人の活動内容に係る文書に記載すべきもの

特定技能外国人の名簿

  • 氏名
  • 国籍・地域
  • 生年月日
  • 性別
  • 在留資格
  • 在留期間
  • 在留期間の満了日
  • 在留カード番号
  • 外国人雇用状況届出の届出日

特定技能外国人の活動状況に関する帳簿

  • 活動(就労)場所(派遣形態の場合、派遣先の氏名又は名称及び住所)
  • 従事した業務の内容
  • 雇用状況(在籍者、新規雇用者、自発的離職者、非自発的離職者、行方不明者)に関する内容
  • 労働保険(雇用保険及び労災保険)の適用状況
  • 社会保険(健康保険及び厚生年金保険)の加入状況
  • 安全衛生(労働災害及び健康診断を含む)の確保状況
  • 特定技能外国人の受入れに要した費用の額及び内訳
  • 特定技能外国人の支援に要した費用の額及び内訳
  • 休暇の取得状況(一時帰国休暇の取得状況を含む)
  • 行政機関からの指導又は処分に関する内容

特定技能雇用契約の内容

特定技能外国人を受入れるときには、「特定技能雇用契約書」を締結する必要があるのでその契約書を保管しておけば良さそうですね。

 

こんな様式です。

特定技能雇用契約書

出典:法務省「特定技能運用要領・各種様式等」

雇用条件

「特定技能雇用契約書」と同様に、特定技能外国人を受入れるときには、必ず「雇用条件書」を締結するので、その契約書を保管しておけば良さそうですね。

 

こんな様式です。

雇用条件書

出典:法務省「特定技能運用要領・各種様式等」

1ページ目しか載せていませんが、実際の雇用条件書は、3ページあります。

特定技能外国人の待遇に係る事項が記載された書類

これは、いわゆる、労働基準法第108条の「賃金台帳」のことです。

労働基準法 第108条

(賃金台帳)
第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

 

ちなみに、賃金台帳に記載するべき事項は、労働基準法施行規則にて定められており、次のとおりとなっています。

労働基準法施行規則

第五十四条

使用者は、法第百八条の規定によつて、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。

一 氏名

二 性別

三 賃金計算期間

四 労働日数

五 労働時間数

六 法第三十三条若しくは法第三十六条第一項の規定によつて労働時間を延長し、若しくは休日に労働させた場合又は午後十時から午前五時(厚生労働大臣が必要であると認める場合には、その定める地域又は期間については午後十一時から午前六時)までの間に労働させた場合には、その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数

七 基本給、手当その他賃金の種類毎にその額

八 法第二十四条第一項の規定によつて賃金の一部を控除した場合には、その額

特定技能外国人の出勤状況に関する書類

これは、いわゆる、タイムカード(出勤簿)ってやつですね。

タイムカード(出勤簿)で記録する内容としては、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で次のように定められています。

4 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置

(1)始業・終業時刻の確認及び記録

使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること。

(2)始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。

ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。

イ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

必要に応じて、使用者の残業命令書及びこれに対する報告書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録とを突き合わせることにより確認し、記録が求められます。

 

「特定技能外国人の活動状況の記録(文書)」は、雇用契約終了の日から1年間の保存義務となっていますが、労働関係に関する書類は、労働基準法第109条に基づき3年保存義務があります。

なので、「特定技能外国人の活動状況の記録」は、1年で破棄せず、3年間とっておいた方がいいかな~って思います。

労働基準法

(記録の保存)

第百九条

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

保存期間である3年間の起算点は、それらの書類ごとに最後の記載がなされた日となります。

まとめ

特定技能所属機関(受入れ機関)の基準の1つである、特定技能外国人の活動状況の記録(文書)については、あまり難しい項目はないと思います。

事業主として、既に記録している書類も多いでしょうし。

 

ただ、記録項目が多いので、記録漏れがないようにしておきたいですね。

 

ちなみに、特定技能所属機関(受入れ機関)のその他の基準については、こちら記事でまとめています。

よろしければ、チェックしてみてください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございます。

 

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こう

医療・介護業界で経営管理の仕事をしながら、ブログ「まいぼた」を書いています。

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